De nieuwe B's:Balance & Belonging

De herfst zet in en Covid speelt weer op. Welke maatregelen we ook zullen nemen om het aantal besmettingen en IC-opnames tegen te gaan, thuiswerken zal zonder twijfel een blijvend fenomeen zijn en deze herfst en winter door de Rijksoverheid mogelijk verplicht worden. Veel mensen ervaren in het thuiswerken inmiddels zoveel voordelen, dat het al bijna een recht is geworden en we niet meer zonder willen. Volledig terugkeren naar kantoor zien we echt niet meer gebeuren. De onvermijdelijke realiteit is dat hybride werken de nieuwe vorm is en blijft. Dat betekent veel voor onze manier van werken en vooral voor het onderling contact.

Voor het werken op afstand (we durfden de term thuiswerken kennelijk nog niet aan) spraken we over drie zaken die van belang zijn om dat te realiseren: aanpassingen van onze kantoren en werkplekken (bricks), optimale IT-voorzieningen (bytes) en aanpassen van ons gedrag (behaviour), zoals vrijheid in het kiezen van werktijden en de manier van onderling communiceren. Wij constateren dat de ontwikkeling van deze drie B’s door Covid in een stroomversnelling is gekomen. Kantoren staan nog goeddeels leeg, bedrijven geven aan dat ze ook in de (Covid-vrije) toekomst minder kantoorruimte willen gebruiken en de billboards langs de snelweg – waarop aanbieders adverteren met bureaus en stoelen voor thuiswerken – maken duidelijk dat thuiswerken een blijvertje is. We gaan de bricks verkleinen en het werk van kantoor naar thuis verhuizen, dat is in ieder geval één effect van Covid.

Een tweede effect van de Covid-periode is de razendsnelle opkomst van software als Teams, Zoom, Webex en andere platforms voor onderlinge communicatie, met in hun spoor een gigantisch aanbod van gadgets zoals koptelefoons, microfoons en camera’s om de kwaliteit van het online vergaderen te faciliteren. De ontwikkeling op het gebied van bytes behoefde geen stimulans, de vraag naar hulpmiddelen en software was zo groot dat de markt struikelend een sprint aan ontwikkeling inzette. Nu bijna iedereen gewend is aan Zoom en Teams en de voordelen van online overleggen heeft ervaren, wordt duidelijk dat we online werken als het nieuwe normaal zijn gaan zien.

Bricks en Bytes, twee B’s die door Covid een revolutionaire ontwikkeling hebben doorgemaakt. Dan blijft er nog één B over, die van behaviour, ons gedrag op de werkplek en onze manier van omgaan met het werk en elkaar. En juist bij deze derde B zien we ontwikkelingen die duidelijk maken dat we er nog lang niet klaar mee zijn. Wij spitsen dat toe op twee nieuwe B’s als onderdeel van Behaviour. Ten eerste de Balance tussen werk en vrije tijd die iedereen in het thuiswerken opnieuw moet zien te vinden. En de manier waarop je betrokken blijft bij je team en de organisatie, we noemen dit Belonging.
Bij Balance gaat het om de verhouding tussen thuis werken en naar kantoor gaan. Daar moeten we per team een nieuw evenwicht voor vinden, al dan niet met individuele arrangementen want we willen ook weer niet iedereen tegelijk op kantoor.

Balance geldt ook op individueel niveau als een nieuwe opgave. Tijd voor werk en tijd voor ontspanning lopen steeds meer door elkaar nu we enerzijds dag en nacht kunnen communiceren en anderzijds de vrijheid hebben om zelf onze werktijden te bepalen. Met die vrijheid komt ook het gevaar van voortdurend overwerken dichterbij. Eenieder moet thuis de balans tussen inspannen en ontspannen zien te vinden. We zien veel tips voorbijkomen die een vaste structuur voor de dag en een vast ritme van werken en ontspannen aanbevelen. Het doet allemaal een fors beroep op discipline en zelfsturing van thuiswerkers. Aan de leidinggevende de taak om dit aspect goed in de gaten te houden, hoe moeilijk het ook is om van afstand zicht te krijgen op vitaliteit en belastbaarheid van medewerkers. Sturen op afstand is daarmee het nieuwe en uitdagende thema voor leidinggevenden.

De tweede B gaat over Belonging, of in goed Nederlands betrokken zijn en blijven. Thuiswerken maakt dat vooral het informele contact met collega’s en leidinggevenden wegvalt. We vergaderen online buitengewoon efficiënt en effectief, maar gezellig is het meestal niet. Iedereen doet om beurten zijn of haar zegje, maar het geroezemoes, de tussendoortjes en de grapjes ontbreken. We spreken elkaar niet meer bij het koffieapparaat of toevallig op de gang. Informatie kunnen we online goed verspreiden, maar de reactie erop en het gesprek erover missen we. Daarmee raken we – als we niet oppassen – uit elkaars beeld en neemt de emotionele verbinding tussen collega’s ongemerkt zeer snel af. Het teamgevoel vervaagt, de betrokkenheid bij elkaar wordt minder en ook creativiteit en spontane invallen verdwijnen. Medewerkers raken ook uit zicht van hun leidinggevenden en hebben daardoor minder invloed op beslissingen of impact op het stellen van doelen, twee belangrijke factoren die bijdragen aan het gevoel ‘erbij te horen.’

De factor Belonging op niveau houden is volgens ons voor veel organisaties de grootste uitdaging voor het komende jaar. Het is belangrijk om goed na te denken over manieren om informeel onderling contact te stimuleren en medewerkers het gevoel te geven dat ze er echt bijhoren. Maandelijks een online-borrel gaat daar niet voldoende aan bijdragen. We sluiten deze blog af met een paar suggesties voor het optimaliseren van de belangrijkste B: betrokken zijn en erbij horen.