Veranderaanpakbij digitalisering

In deze fase hebben we uitgebreide gesprekken gevoerd met medewerkers op alle niveaus binnen de organisatie. We hebben grondig geanalyseerd wat er in de pilotfase is gebeurd, een didactische beoordeling uitgevoerd van het bestaande trainingsmateriaal en vooral nauwlettend geluisterd naar de diverse geluiden binnen de organisatie. Op basis van deze inzichten hebben we een adviesrapport opgesteld met onze bevindingen en een concreet plan van aanpak voor het opleidingsprogramma en de strategische veranderingsaanpak.

In deze fase hebben we strategische verandercommunicatie ontworpen en doelgerichte veranderinterventies geïmplementeerd om cultuur- en gedragsverandering te stimuleren. We zijn begonnen met een organisatiebrede verandercommunicatiecampagne en diverse interventies voor verschillende afdelingen. De communicatiecampagne omvatte e-mails, nieuwsbrieven, narrowcasting, intranetberichten en video’s van collega’s en stakeholders die hun ervaringen met SharePoint deelden of hun expertise op het gebied van informatiebeheer bespraken.

De veranderinterventies bestonden uit een startsessie met de directie, een kick-off voor sectormanagers met het middenkader, een Boostcamp en een reeks boosters. De boostcamp is een uitdagende serious game waarbij spel en competitie worden ingezet om een verandering van mindset te bevorderen. Als onderdeel van de Boostcamp hebben we ook een escape room ontwikkeld rondom digitalisering en de noodzaak van migratie naar een andere digitale omgeving in de cloud.

Voor het ontwerpen van de verandercommunicatie en veranderinterventies hanteerden wij vier principes:

1. Boost learning: Volgens onderzoek moeten mensen  een bericht minstens zeven keer zien of horen voordat het echt tot ze doordringt. Herhalen/boosten zorgt er niet alleen voor dat mensen iets beter onthouden, maar ook dat ze er meer in gaan geloven.
2. Nudging: Het Engelse woord nudge betekent duwtje. Bij nudging worden mensen met subtiele veranderingen ongemerkt geprikkeld om hun gedrag aan te passen. Het gaat uit van het positief stimuleren van gewenste gedragsverandering en maakt gebruik van het feit dat we veel keuzes maken zonder er bewust bij na te denken.
3. Gamification: Wij zien dat wanneer je veranderen (ook) leuk maakt, de betrokkenheid en retentie  stijgen met 40%. Wat hierbij helpt is het inzetten van gamification. Gamification is de toepassing van spelmechanica op niet-spelomgevingen. We zien de laatste jaren een enorme toename van gamification in verander- en leeroplossingen. En wij snappen waarom! Je brengt een verandering leuker, sneller en efficiënter in beweging.
4. Voorbeeld doet volgen: Onderzoek toont aan dat de rol van de leidinggevende groot is bij het beïnvloeden van de veranderbereidheid.